West Coast Vikings ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä: 14.2.2018

1. Rekisterinpitäjä
   West Coast Vikings ry / Cheerleadingjaosto
   Y-tunnus: 1465603-5
   wcvcheer@gmail.com
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot
   Julietta Henttinen
   wcvcheer@gmail.com
   0442402661
3. Rekisterin nimi
   WCV Cheerleaders jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
   Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta West Coast Vikings ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
5. Ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
6. Jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
7. Harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
8. Toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, apuvalmentaja, valmentaja, tiedottaja) osalta West Coast Vikings ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Tietosisältö: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, paitakoko, erityisruokavalio, huoltajan tiedot, lisenssinumero.

Ryhmät: Harrastaja, Apuvalmentaja, Valmentaja, Joukkueenjohtaja

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

Alaikäisen jäsenen osalta
- Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
- Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
- Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:
- Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Laskuihin liittyvät tiedot
- Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

1. Säännönmukaiset tietolähteet
   Jäsenrekisterin tiedot kerätään jäsenen ilmoittautuessa mukaan toimintaan ja luomalla MyClub ID. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa West Coast Vikings ry:lle.
2. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
   Henkilötietoja luovutetaan kilpailu- ja koulutusilmoittautumisten yhteydessä Suomen Cheerleadingliitolle jäsenen/huoltajan suostumuksella. Henkilötietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa Suomen Perintätoimistolle perintätoimien edistymisen niin edellyttäessä.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 2 vuotta eroamispäivämäärästä.
Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 2 vuotta eroamispäivämäärästä.
Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.

myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

1. Rekisteröidyn oikeudet Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.